無駄な会議を減らしたい

無駄な会議の最たる要因は、「会議の目的が明確でない」ことです。

そして、ある程度目的が明確な場合でも「集まるまでもない事項」に対して会議を行うという無駄もあります。

それでも、無駄にメンバーが多いことも「無駄な会議」の原因となります。

どうすれば無駄な会議を減らせるのか

ではどうすれば無断な会議を減らせるのでしょうか。

会議を開催するにあたって、その目的を明確にする一番の方法は「会議の概要を特定のフォーマットで参加者に事前送付する」ことを義務づけることです。

しかし会議の参加者の中には、突然そんな通知を受け取っても困惑したり、あるいは「おいおい、こんな話し聞いてないぞ」と反発する方もいるでしょう。だから多くの会議では、「今日は○○の件について皆さんの意見を聞きたいと思うのですが」といったことが平然となされます。

まさに「会議を行うための会議」状態です。

そこで、まずは「会議を行うための事前準備」を「ツール」を使って迅速に議論することが効果的です。

ツール上で的確に議論ができれば「集まるまでもない事項を決める会議」は激減します。

そして、準備が整ってから会議に望むわけですが、日本では慣習的に「ついつい関係者全員を集めてしまいがち」です。これは「会議で情報共有しようとしてしまっている」からです。

会議とはあくまでも「提案」「意思決定」の場であり、情報共有の場ではありません。

時間的・物理的に制約を受ける会議で「情報共有」してしまっていては、いくら時間があっても足りません。

そんな会議をフレッシュミーティングで改善しましょう。