社外ユーザー招待機能

フレッシュミーティングでは、外注先や臨時スタッフなど、情報閲覧範囲を制限した状態で会議に参加してもらうための「招待ユーザー」機能を搭載しています。

「招待ユーザー機能」を利用することで、社外のユーザーを会議室のメンバーとして登録することができ、臨機応変に会議を構成できます。

しかも「招待ユーザー」は無料で何人でも無制限に登録することができます。

外部のユーザーにもセキュリティを甘くしない「承認制」

「招待ユーザー」は会議室以外の社内の情報に一切アクセスできません。そのセキュリティを確保するため、招待ユーザーが会議に参加するにはシステム管理者と会議室作成者の両方の承認が必要となります。

招待ユーザーには次のような特徴があります。

これにより、社内の名簿などの個人情報が招待ユーザーに閲覧される心配がありません。

招待ユーザーについてはシステム管理者か追加・削除することはもちろん、現在参加している会議室の情報を閲覧したり、その会議室から強制的に招待ユーザーを削除することも可能です。

これにより、招待ユーザーを追加した後も、システム管理者が継続して招待ユーザーに対する管理権限を保持できます。

招待ユーザーのログインは、一般ユーザーとは異なる画面で行います。

ログイン画面は名前をプルダウンで選択する方式ではなく、必ずログイン ID とパスワードを入力する方式になります。

これにより、招待ユーザーの存在が他の招待ユーザーに知られないようにしています。

招待ユーザーが会議室に参加者として登録されている場合、ログインすると直接会議室の画面が表示され、自身のアカウント設定以外の画面に移動することはできません。

また、招待ユーザーが会議室の参加者として登録されていない場合、ログイン後には「ログアウト」のリンクだけが表示されます。

「招待ユーザー」はセキュリティに配慮しつつも、既存ユーザーの利便性を損なわず外部のユーザーを会議に招待できる、非常に優れた方法です。

招待ユーザーを利用することで、外注先など社外のユーザーはもちろん、アルバイトなどの社内臨時スタッフにも安心してシステムを利用してもらうことができるようになります。